Todo líder operacional de segurança precisa ter e conhecer profundamente suas rotinas e suas atividades. Uma boa gestão operacional depende do planejamento dessas tarefas para que se possa fazer um trabalho preventivo e não reativo. E toda segurança, para ser preventiva, precisa antes de mais nada, ser planejada, para que tenhamos todo o processo de proteção inserido corretamente.
Um exemplo claro disso é a implantação de uma tecnologia, como o botão de emergência, que deve ser verificada a cada semana ou um procedimento escrito e equipe treinada, que deve ser verificada através de auditoria e simulações verbais ou de surpresa. Existem alguns métodos para isso, como por exemplo o quadro de atividades, que pode ser mensal, semanal ou até mesmo diário, dependendo da realidade de cada local. Deve-se estabelecer:
– Quais atividades;
– Quem as deve realizar;
– Quando devem ser realizadas;
– Checagem periódica das atividades.
Uma outra forma mais completa de se conquistar esse resultado preventivo é utilizando o Método PDCA – Plan, Do, Check and Action (planejar, fazer, verificar e agir). Uma das primeiras ferramentas da gestão da qualidade que permite o controle da técnica.
Estamos diante de um recurso amplamente aplicado para o controle eficaz e confiável de atividades de segurança, reduzindo a probabilidade de erros nas análises dos resultados, que se tornam mais entendíveis.
PLAN (Planejar): Esse é o primeiro passo, que deve ser estabelecido com base nas diretrizes adotadas pelo local em que se está atuando, seja empresa ou condomínio, por exemplo. Um plano bem elaborado evita falhas e perdas de tempo. Deve-se considerar três fases:
– Estabelecer os objetivos;
– Estabelecer o modo para que o objetivo seja alcançado;
– Estabelecer o método para conquista-los.
Vale reforçar que é preciso elaborar um plano possível de ser executado. E cada local pode adequá-lo à sua realidade, seja com o uso de uma agenda, ou sistemas informatizados com programas de gestão de tarefas, por exemplo.
DO (Fazer): Esta etapa consiste no treinamento e prática efetiva das pessoas envolvidas no método adotado, cuidando pra que sigam rigorosamente o plano estabelecido, além da coleta de dados para uma análise posterior. Este passo consiste também na implantação de projetos, desenvolvimento de planos e procedimentos
CHECK (Verificar): Agora é a vez de verificar os dados coletados, assim como os resultados alcançados. Isso pode ser feito concomitantemente com a realização do plano, verificando se o trabalho está sendo feito corretamente, ou após a execução, quando as estatísticas dos dados e verificação dos itens de controle são analisadas. É considerada a etapa mais sensível, onde normalmente se detectam as falhas. Geralmente ninguém volta para conferir se deu certo, e isso deve mudar. Essa tarefa deve ser rotineira, de acordo com cada atividade, seja diária, semanal, mensal ou até anual.
ACTION (Agir): Nessa última fase são feitas as correções das falhas encontradas no passo anterior. Depois de se investigar as causas desses desvios no processo, deve-se repetir o ciclo PDCA para corrigir tais erros, buscando melhorar o método de trabalho cada vez mais. Uma vez checado, sempre haverá algo a ser corrigido ou melhoria identificada.
Note que se trata de um ciclo, fazendo com que a melhoria no processo se torne contínua a cada vez que o ciclo é ativado e retorna ao seu início.
O planejamento é fundamental para cada função, cada processo, e pode ser desenvolvido para uma certa pessoa ou certa equipe. Comece a praticar e vai se surpreender com os resultados.
Se precisar de ajuda, nossa equipe de especialistas está à disposição para orientar você e sua equipe. Conte com a gente!
Consultoria técnica:
Eytan Magal – CPP.
Kellen Reis
Jornalista MTB/SP 5758
Cabum Comunicação Empresarial
